Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos (GED). Consiste em uma tecnologia que a partir de um software fornece uma forma de gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos. Outra funcionalidade pouco conhecida é a de poder criar fluxos para os documentos, agilizando os procedimentos e processos internos de uma empresa.

O termo GED surgiu no Brasil em meados dos anos 90, porém o termo ECM (Enterprise Content Management) é o mais indicado pois corresponde mais com o que a tecnologia oferece. 

Entre os vários benefícios que podemos encontrar em um sistema ECM, podemos citar:

• Otimização de espaço físico: empresas que vivem com problemas de pilhas e pilhas de documentos se beneficiam com a liberação de espaço físico utilizando-se da digitalização de documentos, assim podendo até mesmo descartar os documentos ou contratar um serviço de guarda de documentos;
• Segurança dos documentos: os documentos por estarem armazenados digitalmente não sofrem com problemas de deterioração, assim como não existe mais o problema de o documento físico tramitar entre as áreas, evitando o problema do documento ser perdido e/ou extraviado;
• Controle de acessos: podem ser criadas regras de acesso aos documentos, assim mantendo-se a restrição ou liberação de acesso dependo do que cada usuário tem ou não direito a acessar, imprimir, realizar download, entre outras restrições;
• Rastreamento das informações: o rastreio do documento físico torna-se moroso e muitas vezes até inviável. Com o GED é possível ter um histórico dos acessos realizados nos documentos e as ações que o usuário tomou;
• Análise de dados: com a coleta de informações dos documentos é possível criar indicadores que servem para análise e tomada de decisão;
• Acessibilidade: o sistema GED é desenvolvido pensando no usuário assim o sistema tem uma interface amigável (user friendly) e de fácil utilização não demandando longas e exaustivas horas de treinamento;
• Acesse de qualquer lugar: o sistema pode ser instalado em servidores com acesso interno ou externo, trazendo a comodidade para trabalhar com o sistema independentemente de onde você esteja; 
• Custos reduzidos: o sistema GED pode reduzir custos com impressão, cópias e até mesmo de pessoal dependendo do tamanho do empresa e da otimização que for realizada. 
• Não importa o tamanho da empresa: Qualquer tipo de empresa, pequena, média ou grande, pode usar o GED, como por exemplo: escolas, hospitais, escritórios de advocacia, administradoras de condomínio, administradoras de plano de saúde, administradoras de seguro de vida, indústrias de alimentos, entre outros.

O principal objetivo do GED é centralizar os documentos e informações trazendo inúmeros benefícios. 

A Green é representante do o GED DocuWare, que é uma ferramenta alemã para gestão de documentos e principalmente conteúdo.

Quer conhecer mais detalhes sobre o o DocuWare e como isso é importante para a sua empresa? Entre em contato para agendar uma demonstração e conhecer mais sobre a ferramenta.