Quando falamos sobre gestão de documentos, imaginamos várias formas para realizar o armazenamento e com o nosso quadro atual logo pensamos em soluções que sejam voltadas para o armazenamento digital o qual optamos pela consciência ambiental. 

O DocuWare, uma ferramenta alemã, é um Sistema de Gerenciamento de Documentos que já está no mercado há mais de 30 anos, sendo uma referência em  armazenamento e gestão de conteúdo de forma segura, simples e rápida. 

Quem nunca encontrou o problema de ter que compartilhar algum documento importante ou até mesmo sofrer com os “grandes percursos” que um documento percorreu para chegar até o seu destino? Ou aquele documento importante que você queria acessar, mas está somente em sua máquina ou pior você só tem uma cópia física e não a tem mãos no momento. 

Pensando em tudo isso, sistemas de gerenciamento de documentos tornam a sua vida muito mais fácil. Para imaginar como o DocuWare funciona podemos compará-lo com um grande arquivo de escritório, onde cada gaveta guarda os documentos separados por tipo, departamento, filial, dentre outros. Tendo isso em mente o DocuWare faz essa organização de arquivos digitalmente para você com uma grande vantagem de conter índices de cada documento, mas o que são índices? Bom, índices são campos que são utilizados para colocarmos informações que facilitam a busca do documento. Explico, imagine que você tem um arquivador (no DocuWare chamamos de File Cabinet) para guardar os documentos de RH dos funcionários de uma determinada empresa, nesse caso os índices que poderíamos usar seriam: Nome do funcionário, matrícula do funcionário, telefone do funcionário, cidade, estado, dentre outros. Com isso temos uma facilidade grande em identificar e posteriormente recuperar documentos.

Além do armazenamento, o DocuWare conta com a criação de fluxos de documentos, deixando toda a burocracia necessária por conta do sistema e auxiliando na atribuição de tarefas para membros de equipe ou responsáveis que necessitam validar, aprovar ou reprovar documentos. É possível armazenar um documento e com um carimbo digital mandar esse documento para o responsável aprovar ou negar uma despesa de viagem, por exemplo.

O Docuware ainda conta com uma grande gama de tratamento de documentos e recebimento desses por várias entradas: e-mail, pasta de arquivo, armazenamento manual, entre outros. O sistema conta também com o processamento de OCR (reconhecimento de texto em arquivos) para armazenamento sem que o usuário necessite digitar os índices.

As vantagens e benefícios de um sistema de gerenciamento de documentos é de uma proporção tão abrangente que podemos ver ganhos nos primeiros meses de uso. Vamos listar abaixo alguns benefícios:

• Aproveitamento de espaço físico, pois onde tínhamos pilhas de documentos armazenados já não existe a necessidade, pois eles estão em sistemas e com fácil acesso;
• Redução com o consumo exacerbado de resmas de papel com cópias, transporte de documentos e tempo para tramitar o documento internamente na empresa;
• Facilidade no compartilhamento e acesso aos documentos, porém mantendo um alto nível de segurança;
• Segurança, garantia de não existir perda de documento ou até mesmo chances de extravio;
• Agilidade de acesso e localização de documentos utilizando-se do acesso via navegador;
• Flexibilidade, existem uma gama de ferramentas desenvolvidas pela Green que podem ser utilizadas nos seu negócio e caso exista uma nova demanda a mesma pode ser desenvolvida.

Achou interessante? São muitos benefícios, não é mesmo? Quer conhecer mais sobre a Gestão Eletrônica Documental e o software DocuWare entre em contato conosco e agende uma apresentação.